A.
Pemeliharaan dan Perawatan Barang
Barang-barang
perbekalan/perlengkapan kantor baik yang ada di dalam gudang maupun yang ada
pada unit pemakai harus selalu dipelihara agar selalu siap untuk digunakan dan
juga untuk memperpanjang usia pemakaian dalam rangka menghemat anggaran kantor.
Cara–cara pemeliharaan barang dapat disesuaikan dengan kriteria berikut:
1. Menurut
Tempat Barang
a. Ada
dalam gudang/persediaan
Dilakukan dngan cara meletakkan sesuai
dengan kondisi barang dan selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan
pengaman dari hal-hal yang dapat merusakkan barang. Contohnya: barang yang
terbuat dari logam seperti, meja atau lemari disemprot bahan anti karat.
b. Ada
dalam pemakaian
Selalu digunakan sesuai prosedur,
dibersihkan dan diletakkan secara aman.
Contohnya: komputer prosedur penggunaannya (menghidupkan dan mematikan) harus sesuai dan dibersihkan secara rutin juga matikan sambungan listrik jika sudah tidak digunakan lagi.
Contohnya: komputer prosedur penggunaannya (menghidupkan dan mematikan) harus sesuai dan dibersihkan secara rutin juga matikan sambungan listrik jika sudah tidak digunakan lagi.
2. Menurut
Jenis Barang
a. Barang
bergerak (bisa dipindahkan).
Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi
kerusakan dan tidak teratasi dapat dibawa keluar kantor untuk di servis oleh
ahlinya. Contohnya: mesin printer jika mengalami kerusakan dan tidak bisa
diservis di kantor bisa dibawa ke pusat perbaikan di lain tempat.
b. Barang
tetap (tidak bisa dipindahkan).
Digunakan
secara baik dan sesuai prosedur. Contohnya: lampu listrik atau kran air harus
dimatikan jika kita tidak membutuhkan lagi.
3. Menurut
Kurun Waktu
a. Rutin
(perawatan sehari-hari) dengan cara meletakkan secara aman, membersihkan dan
menggunakan sesuai prosedur.
b. Berkala
(perawatan berdasarkan kurun waktu). Misalnya bulanan, triwulan, semester atau
tahunan. Contohnya: mesin tik atau mesin kantor yang lain di cek
kelayakannya/diperbaiki secara berkala setiap 3 bulan sekali.
|
B.
Daftar Kebutuhan Barang Kantor
Untuk dapat memilih perlengkapan kantor
yang tepat maka harus tahu tentang kebutuhannya, karena pada dasarnya tepat
tidaknya pemilihan perlengkapan tergantung dengan kesesuaian kebutuhan. Untuk
menentukan peralatan apa yang akan dipilih/digunakan maka harus didaftar dahulu
kebutuhan perlengkapan yang dibutuhkan. Berikut ini contoh daftar kebutuhan
perlengkapan kantor.
No.
|
Kode
|
Nama
Barang
|
Type
|
Banyaknya
|
|
|
|
|
|
Pengisian kode barang berdasarkan
ketentuan yang ada di kantor. Biasanya daftar kebutuhan barang dibuat untuk 1
tahun dan diajukan oleh bagian perlengkapan/rumah tangga kepada pimpinan
melalui bendaharawan.
1.
Penanganan
perlengkapan kantor
a.
Pengadaan
Yaitu
usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai
rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri,
menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.
b.
Penyimpanan
Yaitu
kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi
administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan
barang itu sendiri).
c.
Pengeluaran/Pendistribusian
Yaitu penyaluran barang dari unit
pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat
pada buku pengeluaran barang.
d.
Pemeliharaan
Yaitu segala usaha yang dilakukan terus
menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat
diperlukan.
e. Penghapusan
Yaitu usaha yang dilakukan untuk
meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan
peraturan yang berlaku.
C.
Langkah-Langkah Permintaan Barang
Dalam melakukan permintaan barang adapun
langkah-langkah yang harus diperhatikan antara lain sebagai berikut:
1.
Unit pemakai mengajukan
bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon permintaan
peralatan/perlengkapan.
2. Bagian
administrasi gudang meneliti baik keluar (apakah permintaan tersebut
benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada
dalam gudang).
3. Apabila
permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut
diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan.
4. Persetujuan
yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan
peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai.
5. Bagian
administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang
dikeluarkan tersebut.
6. Bagian
gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi
maupun secara fisik.
7. Bagian
administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan
peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat
dengan keadaan sebenarnya.
8.
Pihak Gudang
selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.
D.
Penghapusan Barang
Barang yang sudah lama disimpan dan
tidak layak pakai, rusak berat, hilang, maka dapat dihapuskan. Namun
permasalahannya tidak semua orang terkait dengan tugas dan pekerjaan tersebut
mengerti bagaimana pelaksanaan penghapusan barang yang benar sesuai dengan
prosedur. Umumnya penghapusan secara fisik dilakukan namun secara administrasi
tidak mengetahui caranya. Selain itu penghapusan barang sering menjadi masalah
dalam hal penggunaan ekonomis.
Seringkali tidak ditentukan berapa lama
barang tersebut dapat digunakan dan kapan barang tersebut harus dihapuskan,
bahkan kadang barang yang sudah lama rusak masih disimpan walaupun di gudang
sudah tidak memadai lagi, akhirnya disimpan sembarang tempat sehingga memakan
ruangan yang seharusnya dapat berfungsi untuk kegiatan lainnya. Permasalahan
yang lain adalah kurangnya inventarisasi adanya barang yang hilang sebelum
dihapus hal ini merupakan pemborosan dan merugikan perusahaan/organisasi.
Penghapusan barang adalah proses
kegiatan yang bertujuan untuk mengeluarkan/menghilangkan barang-barang dari
daftar inventaris karena barang itu sudah dianggap tidak berfungsi sebagaimana
yang diharapkan terutama untuk kepentingan dinas. Penghapusan ini sebagai salah
satu fungsi dari sarana dan prasarana pendidikan mempunyai arti:
a.
Mencegah
kerugian pemborosan biaya untuk keperluan pemeliharaan/perbaikan.
b.
Meringankan
beban kerja dan tanggung jawab pelaksanaan inventaris.
c.
Membebaskan
ruangan dari penumpukan barang yang tidak berguna.
1. Tujuan penghapusan barang
Penghapusan barang ini memiliki tujuan:
a.
Mencegah
dan membatasi kerugian ataupun pemborosan biaya pemeliharaan.
b.
Meringankan
beban kerja pelaksanaan inventaris.
c.
Membebaskan
ruang dari penumpukan barang.
d.
Membebaskan
barang dan tanggung jawab pekerja.
2. Syarat-syarat penghapusan barang
a.
Keadaan
barang dalam rusak berat sehingga tidak dapat diperbaiki atau digunakan lagi.
b.
Kegunaan
tidak seimbang dengan pemeliharaan.
c.
Tidak
sesuai lagi dengan kebutuhan saat ini.
d.
Terlalu
lama disimpan sehingga mengakibatkan kerusakan.
e.
Penyusutan
barang di luar kekuasaan pengurus.
f.
Apabila
dilakukan perbaikan, akan menelan biaya yang besar.
g.
Barang
yang secara teknis dan ekonomis kegunaannya tidak seimbang dengan biaya
pemeliharaan.
h.
Terjadi
penyusutan diluar kekuasaan.
i.
Barang-barang
tersebut sudah tidak mutahir lagi.
j.
Hilang
akibat susut diluar kekuasaan pengurus barang.
k.
Musnah
akibat bencana alam.
l.
Merupakan
kelebihan persediaan.
R TIGA bagus
BalasHapusJadi tau langkah2 permintaan barang, terima kasih infonya GUDANG
BalasHapus