Sarana dan Prasarana Kantor

A.    Pengertian Perlengkapan Kantor

Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada sehingga akan menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan, tanpa adanya perbekalan kantor yang memadahi tak mungkin ada hasil kantor yang baik.

Pada dasarnya aktifitas kantor terjadi karena pegawai-pegawai kantor mengolah bahan bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada. Perlengkapan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor, tanpa ada perbekalan kantor tidak mungkin kantor menghasilkan sesuatu, karena pegawai kantor bekerja untuk mengolah bahan dengan sarana dan dengan peralatan kantor yang ada.

B.     Jenis Perlengkapan Kantor

Untuk lebih jelasnya apa saja perlengkapan kantor antara lain sebagai berikut.

1.      Perabot kantor

Yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.

2.      Peralatan/perlengkapan kantor

Adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya: kertas, amplop, pita mesin, dsb.

Apabila dirinci peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi:

a.       Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat 1kali atau tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas dsb.

b.      Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang kali atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting dsb.

3.      Mesin-mesin kantor

Adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy, dsb.

4.      Pesawat kantor

Yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb.

5.      Interior kantor

Yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.

C.    Kartu/Buku Penerimaan Barang

Kartu penerimaan barang merupakan buku tambahan untuk perkiraan perlengkapan. Buku ini digunakan untuk mencatat penambahan, pengurangan dan saldo akhir dari setiap jenis barang perlengkapan.

Setiap transaksi penambahan dan pembelian barang perlengkapan harus di catat, baik di kartu persediaan maupun di buku besar perlengkapan. Apabila suatu kantor membutuhkan barang untuk keperluan kantor, maka perlu dibuatkan daftar kebutuhan barang secara terperinci oleh pejabat/pegawai yang berwenang untuk hal itu. Setelah barang dipesan diterima dan dicatat dalam buku penerimaan barang, dibuatkan berita acaranya oleh pejabat/pegawai yang bertanggungjawab atas penerimaan barang.

Contoh kartu/buku penerimaan barang :

NAMA PERUSAHAAN

BUKTI PENERIMAAN BARANG

NO. BUKTI : …………………..

No Urut	Tgl Terima	Nama& Alamat Pengirim	Tanda Bukti Pengiriman		Uraian Barang (nama, merk)	Banyaknya	Harga		Ket.
			Tgl.	No.			Satuan	Jumlah

Bagian-bagian yang terkait dengan transaksi penerimaan barang supplies.

1.      Bagian ini yang melakukan pendataan barang-barang yang masih ada atau sudah habis dalam persediaan, untuk kemudian dibuatkan daftar kebutuhan barang untuk satu periode.

2.      Bagian pengadaan barang, bagian ini yang melakukan pembelian barang supplies.

3.      Bagian gudang/logistik, bagian ini yang melakukan penyimpanan/pengelolaan barang supplies, sebagian pintu gerbang keluar/masuknya barang supplies untuk keperluan unit-unit dalam perusahaan.

Pengeluaran barang supplies disebabkan karena adanya pemakaian pengeluaran/pengurangan barang supplies dari gudang. Dasar pencatatan adalah bukti pengiriman barang yang telah ditandatangani oleh bagian pengiriman barang.

Ada tiga hal yang dicatat dalam kartu persediaan supplies yaitu penambahan, pengurangan dan saldo yang ada setelah terjadinya suatu transaksi.

Mutasi yang terjadi mengakibatkan perubahan persediaan barang supplies. Penambahan dalam kartu persediaan disebabkan oleh adanya pembelian atau penerimaan dari pihak lain, dasar pencatatannya adalah tanda terima barang yang dikuatkan oleh bagian gudang. Pada akhir periode berdasarkan kartu-kartu persediaan supplies disusun laporan ikhtisar persediaan barang supplies oleh bagian gudang.

D.    Inventarisasi Barang

Barang inventaris adalah seluruh barang yang dimiliki oleh organisasi atau perusahaan tertentu yang penggunaannya lebih dari satu tahun dan dicatat serta didaftarkan dalam buku inventaris. Sedangkan inventarisasi barang adalah pencatatan atau pendaftaran barang-barang milik kantor, (sekolah, rumah tangga, dsb) yg dipakai dalam melaksanakan tugasnya.

Contoh daftar inventaris barang

No	Kelompok Barang	Jumlah sertifikat yang masih berlaku

Pengadaan inventarisasi barang ini memiliki fungsi sebagai berikut:

a.       Mencatat, menghimpun data asset yang dikuasai perusahaan/organisasi.

b.      Menyiapkan dan menyediakan bahan laporan pertanggungjawaban atas penguasaan dan pengelolaan asset perusahaan/organisasi.

c.       Menyiapkan dan menyediakan bahan acuan untuk pengawasan asset perusahaan/organisasi.

d.      Menyediakan informasi mengenai asset perusahaan/organisasi.

Sasaran inventarisaasi barang adalah semua barang milik perusahaan/organisasi yang dibeli, didapat, dihasilkan baik secara sebagian maupun keseluruhan. Barang-barang inventaris harus dipelihara dan ditempatkan. Yang dimaksud pemeliharaan barang inventaris merupakan kegiatan atau tindakan agar semua barang selalu dalam keadaan baik dan siap untuk digunakan secara berdayaguna dan berhasil. Sedangkan penempatan barang inventaris merupakan kegiatan untuk melakukan pengiriman barang dari gedung ke unit kerja.

Fungsi dari penempatan barang inventaris ini adalah untuk penyelenggaraan pengurusan pembagian atau pelayanan barang secara tepat, cepat, dan teratur sesuai dengan kebutuhan. Kegiatan penempatan adalah menyelenggarakan penyaluran barang kepada unit kerja, menyelenggarakan administrasi penempatan dengan tertib dan rapi.